7 Sai Lầm Khi Quản Lý Đồ Vải Khách Sạn Khiến Chi Phí Vận Hành Tăng Cao

Trong hoạt động khách sạn, homestay hay cơ sở lưu trú, đồ vải như khăn tắm, khăn mặt, drap giường, áo gối và chăn được sử dụng với tần suất cao. Nếu không có quy trình quản lý phù hợp, doanh nghiệp có thể gặp tình trạng thất thoát, tồn kho thiếu kiểm soát hoặc phải thay mới sớm hơn dự kiến.

Một trong những vấn đề dễ gặp là chỉ kiểm tra số lượng đồ vải khi phát hiện thiếu. Trong khi đó, khăn, drap, áo gối có thể được luân chuyển liên tục giữa phòng khách, kho, khu giặt là và khu vực chờ xử lý. Nếu không có sổ theo dõi hoặc bảng kiểm kê định kỳ, bộ phận quản lý sẽ khó xác định đồ vải đang ở đâu, số lượng còn lại bao nhiêu và món nào đã bị thất lạc.

Khách sạn có thể xây dựng bảng theo dõi đơn giản theo từng nhóm sản phẩm, ghi nhận số lượng tồn kho, số đang sử dụng, đang giặt và số đã loại bỏ để kiểm soát thuận tiện hơn.

Gộp tất cả khăn, drap hoặc áo gối vào cùng một nhóm quản lý có thể khiến quá trình kiểm kê và sử dụng trở nên thiếu chính xác. Đồ vải nên được phân loại theo công năng, kích thước, khu vực sử dụng hoặc tình trạng thực tế. Chẳng hạn, khăn tắm phòng khách cần được tách riêng với khăn dùng tại hồ bơi, spa hay khu vực vệ sinh. Việc phân loại cũng giúp bộ phận giặt là lựa chọn cách xử lý phù hợp hơn và hạn chế tình trạng sử dụng nhầm đồ giữa các khu vực.

Thất thoát đồ vải không phải lúc nào cũng xảy ra với số lượng lớn trong một lần. Nhiều trường hợp số lượng giảm dần qua từng tuần hoặc từng tháng nên rất khó nhận biết nếu không thực hiện kiểm kê.

Khách sạn có thể thiết lập lịch kiểm kê theo tuần hoặc theo tháng tùy quy mô vận hành. Khi số liệu thực tế chênh lệch đáng kể so với số liệu theo dõi, bộ phận phụ trách có thể kiểm tra lại quy trình giao nhận, thu gom và lưu kho. Kiểm kê đều đặn không chỉ nhằm xác định mất mát mà còn giúp doanh nghiệp biết nhóm đồ vải nào đang hao hụt nhanh để điều chỉnh kế hoạch mua bổ sung.

Mỗi phòng thường cần một lượng đồ vải nhất định để phục vụ khách và đảm bảo có sản phẩm thay thế trong quá trình giặt. Nếu chuẩn bị quá ít, nhân viên có thể gặp tình trạng thiếu khăn hoặc drap khi công suất phòng tăng. Ngược lại, nếu phân bổ quá nhiều đồ vải tại từng khu vực, lượng hàng không sử dụng có thể bị tồn kho, khó kiểm soát và chiếm diện tích lưu trữ.

Do đó, cơ sở lưu trú nên xây dựng định mức dựa trên số phòng, tần suất thay đồ, quy trình giặt và lượng dự phòng thực tế thay vì chỉ ước lượng theo cảm tính.

Đồ vải khách sạn được giặt và sử dụng nhiều lần nên chất lượng sẽ thay đổi theo thời gian. Tuy nhiên, không phải sản phẩm nào cũng xuống cấp với tốc độ giống nhau. Nếu không theo dõi tình trạng sử dụng, khách sạn có thể tiếp tục dùng những sản phẩm đã sờn, bạc màu, giảm khả năng thấm hút hoặc mất form. Ngược lại, một số món vẫn còn sử dụng tốt nhưng lại bị loại bỏ quá sớm.

Một cách quản lý hợp lý là kiểm tra tình trạng đồ vải trong quá trình phân loại sau giặt và chia thành các nhóm như còn tốt, cần theo dõi hoặc cần thay thế.

Đồ vải thường được luân chuyển qua nhiều vị trí như phòng khách, bộ phận buồng phòng, kho và khu giặt là. Nếu giao nhận mà không ghi nhận số lượng, rất khó xác định nguyên nhân khi xảy ra thiếu hụt. Một bảng giao nhận đơn giản theo ca làm việc hoặc theo khu vực có thể hỗ trợ kiểm soát tốt hơn. Nội dung có thể gồm loại đồ vải, số lượng giao, số lượng nhận lại và tình trạng sản phẩm.

Một sai lầm khác là chỉ mua đồ vải mới khi lượng tồn kho đã xuống quá thấp hoặc khi nhiều sản phẩm đồng loạt xuống cấp. Cách quản lý này có thể khiến doanh nghiệp phải mua bổ sung gấp trong thời điểm nhu cầu cao hoặc khó đồng bộ về kích thước, chất liệu và màu sắc. Thay vì chờ đến khi thiếu mới mua, khách sạn có thể lập danh sách đồ vải cần theo dõi và xây dựng kế hoạch bổ sung theo từng giai đoạn. Việc thay mới từng phần cũng giúp phân bổ ngân sách hợp lý hơn so với thay đồng loạt một lượng lớn.

Để hạn chế thất thoát và tránh phát sinh chi phí không cần thiết, cơ sở lưu trú có thể áp dụng một số nguyên tắc cơ bản:

• Phân loại khăn, drap, áo gối và các loại đồ vải ngay từ khi nhập kho.
• Có bảng theo dõi nhập, xuất và số lượng tồn.
• Kiểm kê theo lịch cố định.
• Xây dựng định mức đồ vải phù hợp với số lượng phòng.
• Tách riêng sản phẩm sạch, bẩn và sản phẩm cần loại bỏ.
• Theo dõi tình trạng đồ vải sau mỗi chu kỳ sử dụng.
• Có kế hoạch bổ sung và thay mới theo từng giai đoạn.

Quản lý đồ vải khách sạn không chỉ là kiểm tra xem còn bao nhiêu khăn hay drap trong kho. Đây còn là quá trình kiểm soát luân chuyển, phân loại, kiểm kê, sử dụng theo định mức và chủ động lên kế hoạch thay mới. Hạn chế những sai lầm như không kiểm kê, quản lý thiếu phân loại, sử dụng sai định mức hay mua bổ sung không có kế hoạch có thể giúp cơ sở lưu trú chủ động hơn trong vận hành và sử dụng ngân sách hợp lý.

Thông tin trong bài viết mang tính chất tham khảo. Tùy quy mô, công suất phòng và cách tổ chức vận hành, mỗi khách sạn hoặc cơ sở lưu trú có thể xây dựng quy trình quản lý đồ vải phù hợp với nhu cầu thực tế.